مهارات التواصل وطرق تطويرها

مهارات التواصل وطرق تطويرها عديدة، فمهارات الاتصال تتصدر قائمة المهارات الأساسية اللازمة للنجاح، مع ظهور شبكات التواصل الاجتماعي والرسائل النصية، أصبح التواصل غير رسمي، حتى في المواقف التي تتطلب طرقًا أكثر رسمية للتواصل، ما يعنيه هذا هو أن الأشخاص من جيل الشباب، قد لا يعرفون أو حتى يفهموا أهمية مهارات الاتصال الفعال في مكان العمل، عندما تلقي نظرة على أعظم القادة، فإن إحدى السمات التي يمتلكونها هي القدرة على التواصل بشكل فعال، مما يؤكد أهمية مهارات الاتصال. 

الاستماع أهم مهارات التواصل وطرق تطويرها 

استمع، استمع، واستمع، يريد الناس أن يعرفوا أنهم مسموعون، استمع حقًا إلى ما يقوله الشخص الآخر، بدلاً من صياغة ردك، اطلب توضيحًا لتجنب سوء الفهم، في تلك اللحظة، يجب أن يكون الشخص الذي يتحدث إليك أهم شخص في حياتك، نقطة أخرى مهمة هي إجراء محادثة واحدة في كل مرة، هذا يعني أنك إذا كنت تتحدث إلى شخص ما عبر الهاتف، فلا ترد على بريد إلكتروني أو ترسل رسالة نصية في نفس الوقت، سيعرف الشخص الآخر أنها لا تحظى باهتمامك الكامل. 

ركز مع من تتحدث   

من المقبول استخدام الاختصارات واللغة غير الرسمية عند التواصل مع صديق، ولكن إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا أو تراسل رئيسك في العمل، فلن يكون هناك مكان في رسالتك لأي لغة غير رسمية، لا يمكنك افتراض أن الشخص الآخر يعرف ما يعنيه الاختصار، بعض الاختصارات لها معاني مختلفة لأشخاص مختلفين، هل تريد أن يساء فهمك؟ يستهدف المتصلون الفعالون رسالتهم بناءً على من يتحدثون إليه، لذا حاول أن تضع الشخص الآخر في الاعتبار، عندما تحاول إيصال رسالتك. 

لغة الجسد مهمة 

من أهم مهارات التواصل وطريقة تطويرها حيث تشير الدراسات إلى أن 65٪ من الاتصالات غير لفظية، راقب الإشارات المرئية التي تدل على أن المستمع يفهم رسالتك أو يوافق عليها أو لا يوافق عليها، واعلم أن جسمك يرسل إشارات أيضًا. هذا مهم للاجتماعات وجهًا لوجه ومؤتمرات الفيديو، تأكد من أنك تبدو سهل الوصول إليه، لذلك اجعل لغة الجسد مفتوحة، هذا يعني أنه لا يجب أن تعقد ذراعيك، وابق على اتصال بالعين حتى يعرف الشخص الآخر أنك منتبه. 

كن موجزًا ولكن محددًا 

للتواصل الكتابي والشفهي، تدرب على أن تكون موجزًا ومحددًا بدرجة كافية، بحيث تقدم معلومات كافية للشخص الآخر لفهم ما تحاول قوله، وإذا كنت ترد على رسالة بريد إلكتروني، فتأكد من قراءة البريد الإلكتروني بالكامل قبل صياغة ردك، من خلال الممارسة الكافية، ستتعلم ألا تتجول أو تفسح الكثير من المعلومات. 

أهم النصائح  

• اكتب الأشياء، دون ملاحظات أثناء حديثك مع شخص آخر أو عندما تكون في اجتماع، ولا تعتمد على ذاكرتك.
• أرسل بريدًا إلكترونيًا للمتابعة للتأكد من أنك تفهم ما قيل أثناء المحادثة.
• في بعض الأحيان يكون من الأفضل أن تلتقط الهاتف، إذا وجدت أن لديك الكثير لتقوله، فبدلاً من إرسال بريد إلكتروني، اتصل بالشخص بدلاً من ذلك، البريد الإلكتروني رائع، لكن أحيانًا يكون من الأسهل توصيل ما تريد قوله شفهيًا.
• فكر قبل أن تتكلم. توقف دائمًا قبل أن تتحدث، ولا تقل أول ما يتبادر إلى الذهن، توقف لحظة وانتبه جيدًا لما تقوله وكيف تقوله. ستسمح لك هذه العادة بتجنب الإحراج.
• عامل الجميع على قدم المساواة، لا تتحدث باستخفاف مع أي شخص، وتعامل الجميع باحترام، عامل الآخرين على قدم المساواة لك.
• من مهارات التواصل وطريقة تطويرها الحفاظ على موقف إيجابي وابتسامة، حتى عندما تتحدث على الهاتف، ابتسم لأن موقفك الإيجابي سوف يتألق وسيتعرف عليه الشخص الآخر، عندما تبتسم كثيرًا وتحمل موقفًا إيجابيًا، سيستجيب الناس لك بشكل إيجابي.
• أفضل المتصلين هم دائمًا أفضل المستمعين. استمع دون إصدار أحكام ولا تشتت انتباهك بالتفكير فيما تريد قوله بعد ذلك. ثم استجب ولا ترد.
• سواء كنت تتحدث إلى جمهور أو وجهًا لوجه، فإن الحفاظ على الاتصال بالعين يبني المصداقية ويظهر اهتمامك بمستمعيك.

لماذا تحتاج إلى تطوير مهارات اتصال قوية؟  

في هذا العصر الحديث الذي نعيش فيه، نتلقى عددًا كبيرًا من الرسائل ونرسلها ونعالجها كل يوم، لكن التواصل الناجح هو أكثر بكثير من مجرد مشاركة المعلومات، بل هو أيضًا فهم للمشاعر الكامنة وراء هذه المعلومات. يمكن للتواصل الناجح أن يعمق العلاقات في الحياة الشخصية أو الحياة المهنية. في الحياة الشخصية، يمكنهم مساعدتنا في فهم الأشخاص والمواقف التي تحدث يوميًا بشكل أفضل، يمكن أن يساعدنا تطوير مهارات الاتصال في تجنب النزاعات والتنازلات والمساعدة في اتخاذ قرارات أفضل. 

قوة مهارات الاتصال القوية في مكان العمل 

في حديثنا عن مهارات التواصل وطريقة تطويرها فمن خلال مهارات الاتصال القوية، يمكنك التأثير بوضوح على عملك، المتصلون الرائعون هم من يجلبون الحلول ويقودون التغيير ويحفزون ويلهمون زملائهم. من خلال تحسين مهارات الاتصال، يمكننا تحسين مشاركة الموظفين والعمل الجماعي واتخاذ القرار والتواصل بين الإدارات في مكان العمل، لهذا السبب، تعد مهارات الاتصال من أكثر المهارات اللينة المطلوبة التي يبحث عنها أصحاب العمل في موظفيهم، تمكن مهارات الاتصال الجيد المديرين من تلقي وإرسال رسائل سلبية أو ثقيلة دون خلق إحباط وانقطاع للثقة، هذا مهم للحفاظ على تحفيز الموظفين ومشاركتهم. قد يكون من المغري التفكير في أنه طالما تقوم بعملك بشكل جيد، فإن كونك متواصلاً جيدًا ليس مهمًا للغاية، ومع ذلك، هذا لا يمكن أن يكون أبعد عن الحقيقة! يعتمد كل جانب من جوانب وظيفتك على التواصل، ومدى قدرتك على التواصل بشكل جيد يرتبط بشكل مباشر بمدى قدرتك على أداء وظيفتك. لقد أصبح هذا أكثر أهمية مع زيادة العمل عن بُعد - فقد تم تسليط الضوء على مهارات الاتصال السيئة من خلال زيادة استخدام الرسائل بدلاً من التواصل وجهًا لوجه في مكان العمل، إذا كنت تلعب دورًا في مواجهة العميل، فإن تواصلك معهم سيؤدي إلى إنهاء العلاقة أو قطعها، فكر في الجوانب المختلفة لهذا العمل التي تتطلب تواصلًا جيدًا: 

• الترويج لشركتك للعميل
• بناء علاقة شخصية مبنية على الثقة معهم
• فهم ما يريدون وإيصال ذلك بوضوح إلى الفرق ذات الصلة
• تلقي ردود الفعل
• التواصل بشأن التحديثات أو التأخيرات

 وأكثر من ذلك بكثير. 

أهمية الاستماع 

لا يمكننا أن نتطرق إلى أهمية الاتصال دون إبراز أن الجانب الهائل منه هو ما تفعله عندما لا تتحدث، أن تكون مستمعًا جيدًا هو أهم جزء في التواصل، نحن لا نتحدث فقط عن سماع الكلمات التي يقولها الشخص؛ بل يجب أن تكون متابعًا لتواصلهم غير اللفظي أيضًا. 

• هل يتجنب الشخص الاتصال بالعين؟
• هل وضعهم مفتوح أم مغلق؟
• هل يتململون بأيديهم؟
• كل هذه الإجراءات تنقل الكثير من المعلومات.
• كيف تكون مستمعاً جيداً:
• عندما تستمع، امنح انتباهك الكامل للمتحدث.
• ضع وجه هاتفك لأسفل.
• ابتعد عن شاشة جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
• انظر إلى إشاراتهم غير اللفظية واستمع إلى كلماتهم.
• استخدم أسئلة التوضيح لمتابعة النقاط الرئيسية ثم تلخيص فهمك لها، حتى يتمكنوا من إزالة أي سوء تفاهم على الفور.

باتباعك للنصيحة أعلاه، فأنت تُظهر مشاركتك في المحادثة وتطور مهارات التواصل وطريقة تطويرها وتؤكد للشخص أنك سمعته وفهمته تمامًا.