مهارات اعداد التقارير والرسائل والمذكرات الادارية
لا يمكن أن يكون لديك اتصال فعال وواضح دون امتلاك مهارات الاتصال.يمنع الاتصال الواضح العديد من الأعطال وسوء الفهم بين المستويات الإدارية العليا والمتوسطة والمنخفضة. كما أنه يسمح بالتفصيل بين المنظمة نفسها مع العملاء والموردين والمنافسين وشركاء التعاون مثل أهمية مهارات الاتصال الكتابي، والاتصالات المكتوبة المهنية، وكتابة الرسائل بشكل فعال وواضح، وكتابة التقارير المهنية، وعناصر التقرير، والاتصالات المقنعة.
مهارات اعداد التقارير والرسائل والمذكرات الادارية
تحتاج جميع المنظمات إلى نقل صورة احترافية بكل طريقة للبقاء في صدارة المنافسة، من الأهمية بمكان أن تكون جميع الوثائق المكتوبة خالية من العيوب.
نظرًا لأن مراسلتك يمكن أن تعزز سمعتك المهنية أو تدمرها، فمن الضروري أن يكون الأسلوب والمحتوى والرسالة موجزة وصحيحة ومناسبة.
تسلسل التقرير
تحتاج جميع المنظمات إلى نقل صورة احترافية بكل طريقة للبقاء في صدارة المنافسة، من الأهمية بمكان أن تكون جميع الوثائق المكتوبة خالية من العيوب.
يجب أن تحتوي التقارير على معلومات حيوية توصي باتخاذ إجراء أو تسمح للقارئ باتخاذ القرارات اللازمة بناءً على المعلومات المقدمة.
عندما يصل تقريرك إلى مكتب مدير مشغول، فإنك تتنافس مع العديد من الوثائق والمسؤوليات الأخرى التي تربط وقت المدير واهتمامه. لذلك، يجب أن تكون التقارير جذابة ومقنعة للسماح للقارئ بقراءة التقرير حتى النهاية.
المقدمة
يجب أن يحتوي كل تقرير على مقدمة، والتي يجب أن تتضمن عادةً:
بيان الغرض من التقرير
معلومات أساسية
نبذة مختصرة عن المحتويات
تعريف المصطلحات الفنية أو المتخصصة
الجسم الرئيسي للتقرير
من الناحية المثالية، سيتم ترتيب النص الرئيسي للتقرير ليناسب الحاجة المحددة للقارئ.ومع ذلك، يمكن أن يساعد في العمل بتصميم قياسي، وتوفر بنية النقاط التسع التالية نقطة انطلاق جيدة.
وضح المشكلة أو الموقف: حدد بإيجاز طبيعة الوضع الذي أدى إلى الحاجة إلى التقرير.
كشف الحقائق ذات الصلة: اعرض بطريقة مناسبة الحقائق الضرورية لفهم التقرير بشكل كامل.
حدد الأسباب الجذرية أو العوامل الرئيسية. تأكد من أن تقريرك يميز بين "عدد قليل حيوي" و "كثير لا فائدة منه": قم بتبسيط المعلومات التي تقدمها.
تطوير مجموعة متنوعة من الحلول البديلة، قدم مجموعة من الحلول الممكنة، بعد وضع معايير الاختيار المناسبة.
تقييم البدائل مقابل معايير الاختيار، اختبر كل مسار عمل ممكن مقابل معايير مشتركة، لاختيار الأنسب للتنفيذ.
الاستنتاجات والتوصيات
تتطلب معظم التقارير من الكاتب أن يتوصل إلى شكل من أشكال الاستنتاج حول وضع قائم، أو أن يوصي بمسار عمل مستقبلي مناسب.
يجب أن تكون التوصية مكتوبة بوضوح شديد وببساطة، ويجب ألا تنص فقط على ما يجب القيام به، ولكن على من يجب أن يفعل ذلك، ومتى يجب أن يتخذها ومن يقوم بها، قد ترغب في تقديم التوصية في شكل خطة عمل. يجب تطبيق نفس المنطق والنظام داخل كل قسم، بحيث يتم تقديم عرض واضح للحقائق ومصادرها.في كل مرحلة، يجب تحليل هذه الحقائق وشرحها، بحيث تكون جميع مضامينها واضحة للقارئ.
في نهاية نص التقرير، يجب أن يمتلك القارئ جميع المعلومات الضرورية، وأن يكون قادرًا على فهم جميع البدائل التي تم تقديمها.ضمن هذا الجزء من التقرير، قد يكون من المناسب النظر في أي آثار أوسع قد يكون لها تأثير على تنفيذ التوصيات.قد يكون من المرغوب فيه أو الضروري أن يتمكن القارئ من الوصول إلى الكثير من المعلومات الأساسية المستخدمة في إعداد التقرير، وأفضل طريقة لتحقيق ذلك هي تجميع هذه المعلومات في ملاحق للتقرير.
