خطوات تأسيس المشاريع

يمكن تقسيم خطوات تخطيط المشروع الأساسية التي يحتاج كل مدير مشروع إلى معرفتها كأجزاء من أول مرحلتين من إدارة المشروع: البدء والتخطيط.بينما تقدم هذه المراحل مخططًا عامًا لما يجب أن يحدث في مراحل مختلفة من دورة حياة المشروع، إلا أنها لا تقدم صورة واضحة عن كيفية التخطيط لمشروعك.

ما هو تخطيط المشروع

إذا كنت تبحث عن شيء يسهل عليك إتباع خارطة الطريق، فيجب أن توفر خطوات تخطيط المشروع التالية واحدة:

خطوات تخطيط المشروع:

تكوين وتحليل حالة العمل

تحديد أصحاب المصلحة والتعرف عليهم من أجل الموافقة

تحديد نطاق المشروع

حدد أهداف المشروع 

تحديد مخرجات المشروع

إنشاء جدول المشروع والمعالم

احالة المهام

إجراء تقييم المخاطر

كيف يتم إنشاء وتحليل حالة العمل؟

حالة العمل هي السبب وراء حاجة مؤسستك لتنفيذ المشروع، ويجب أن تحدد الخطوط العريضة للمشكلة، مثل عدم وجود عملاء متكررين أو خط إمداد أطول بيوم واحد من المنافسين ووصف كيف سيتم حل ذلك ومقدار الفائدة المالية التي يجب أن تعود على المنظمة بمجرد اكتمال المشروع.

كيف تحدد وتلتقي بأصحاب المصلحة المعنيين للحصول على الموافقة؟

يعني تحديد أصحاب المصلحة في المشروع إدراج أي شخص سيتأثر بمشروعك، بما في ذلك الهيئات التنظيمية العامة والحكومية. ومع ذلك، بالنسبة لمرحلة تخطيط المشروع، يجب أن يكون من الضروري فقط مقابلة أولئك الذين سيقررون بشكل مباشر ما إذا كان المشروع سيحدث أم لا.

تحديد نطاق المشروع

نطاق مشروعك هو الخطوط العريضة لما هو عليه وما لا يخطط لتحقيقه.من الضروري تحديد حدود مشروعك لمنع "زحف النطاق"، أي توجه مواردك نحو شيء ليس في أهداف مشروعك.

حدد الأهداف والغايات

ستبني أهداف وغايات مشروعك على الأهداف الأولية الموضحة في خطة العمل. في هذه الخطوة، ستقدم تفاصيل أدق للأفكار الأولية العامة وتضعها في ميثاق المشروع كنقاط مرجعية لمشروعك أثناء تقدمه.

تحديد المخرجات

التسليمات هي النتائج الملموسة التي ينتجها مشروعك، وتتمثل إحدى أهم خطوات تخطيط المشروع في تحديد ماهية هذه المخرجات ومن المسئول عن إنتاجها واستلامها.

إنشاء جدول المشروع والمعالم

يعد الجدول الزمني للمشروع مستندًا مهمًا للغاية يحدد متى من المقرر أن تبدأ المهام المختلفة لمشروع ما وتنتهي، جنبًا إلى جنب مع مراحل القياس الرئيسية. سيشار إليه عند قياس تقدم المشروع. سيكون متاحًا لجميع أصحاب المصلحة ويجب الالتزام به قدر الإمكان.

إحالة المهام

يجب أن يعرف كل فرد ضمن فريقك ما هو دوره ومن المسؤول عن العناصر المختلفة للمشروع.يجب أن يؤدي تعيين المهام بوضوح إلى إزالة أي عدم يقين بشأن الأدوار والمسؤوليات على فريقك.

إجراء تقييم المخاطر

إن وجود خطة إدارة مخاطر وظيفية يعني إجراء تقييم قوي في مرحلة التخطيط للمشروع. يجب تحديد جميع المخاطر المحتملة جنبًا إلى جنب مع تأثيرها المحتمل على المشروع واحتمال حدوثها.

مثال على مفهوم المشروع وكيفية البدء فيه

لنأخذ مثالاً على مشروع لإدارة كل خطوة في شكل إنشاء كتاب إلكتروني جديد.بالطبع لن ترغب في تشغيل قائمة مراجعة إدارية من 50 خطوة جنبًا إلى جنب مع باقي عمليات التسويق.في مرحلة التصور والبدء، نحتاج إلى الحصول على فكرة تقريبية عن المدة التي سيستغرقها الإنتاج، ومقدار التكلفة، والتأثير الذي سيحدث.بعد ذلك، سيتم نقل الفكرة إلى فريق صنع القرار (في هذه الحالة رئيس التسويق والمدير التنفيذي) لمعرفة ما إذا كانت تستحق المتابعة.إذا كانت القيمة تستحق الصعوبة المتصورة، فقد حان الوقت للانتقال إلى التعريف والتخطيط.