خطوات إعداد تقرير إداري وكتابة رسالة ومذكرة إدارية
المذكرة، هي مستند مكتوب تستخدمه الشركات لتوصيل إعلان أو إشعار. بينما كانت المذكرات في يوم من الأيام هي الشكل الأساسي للاتصال الداخلي المكتوب في الأعمال التجارية، إلا أنها تُرسل الآن بشكل شائع في شكل بريد إلكتروني.
في هذه المقالة، نشرح ماهية المذكرة ونوضح كيفية تجميع الأجزاء القياسية من المذكرة بطريقة واضحة وموجزة، نقدم أيضًا عينة يمكنك استخدامها في مكان العمل.
ما هي المذكرة والتقرير الإداري
المذكرة والتقرير الإداري عبارة عن رسالة قصيرة تُستخدم عادةً لتوصيل سياسات وإجراءات العمل الرسمية داخل الشركة. يُقصد بالمذكرات عادةً أن تكون بمثابة اتصال جماهيري لجميع أعضاء المنظمة بدلاً من كونها رسالة شخصية فردية. هناك العديد من أنواع المذكرات، لكنها تقدم عادةً تقريرًا مرحليًا، وتطلب من شخص ما أو فريق ما شيئًا ما، وتؤكد اتفاقًا بين الأطراف) أو تطلب مدخلات حول كيفية حل مشكلة ما.
بالنسبة للجزء الأكبر، فإن الغرض من كتابة المذكرة هو الإعلام، ومع ذلك، يمكن أن تتضمن المذكرات أحيانًا دعوة للعمل أو عنصرًا مقنعًا.
فيما يلي بعض الحالات التي قد تكون فيها المذكرة مفيدة:
إبلاغ الموظفين بسياسة الشركة أو تغييرات العملية
تقديم تحديث عن المشاريع أو الأهداف الرئيسية
عمل إعلان عن الشركة، مثل ترقية موظف أو تعيين جديد
تذكير الموظفين بالمهمة التي يجب إكمالها
تقديم طلب من جميع الموظفين
إيصال رسالة سيشير إليها الموظفون أكثر من مرة، مثل اقتراح مفصل أو توصية.
المذكرات هي أيضًا طريقة فعالة لتوصيل رسائل مختصرة ولكنها مهمة إلى جمهور عريض داخل الشركة. يمكن أن يشمل ذلك تغييرات المنتج وجداول الاجتماعات وتغييرات الإجراءات وإضافات السياسة وملخصات شروط الاتفاقية والتذكيرات. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك إرسال مذكرة عندما تريد أن يقوم جمهورك بطباعة أو حفظ المعلومات الواردة في الرسالة بطريقة ما للرجوع إليها لاحقًا.
خطوات إعداد تقرير إداري وكتابة رسالة ومذكرة إدارية
بينما يجب كتابة كل مذكرة لتلبية احتياجاتها الفريدة، هناك بعض الخطوات التي يمكنك اتباعها لإنشاء مستند واضح وسهل القراءة. مثل العديد من وثائق الأعمال المهنية الأخرى، ستتضمن المذكرات مقدمة وهيكل وخاتمة.ابدأ برأس يشير بوضوح إلى أن الاتصال عبارة عن مذكرة والمستلمين المقصودين والمرسل والتاريخ والموضوع.اكتب مقدمة تستخدم جملة توضيحية للإعلان عن الموضوع الرئيسي للمذكرة.قم بتضمين فقرة أساسية مع نقاط المناقشة التي توضح أو تسرد الأفكار الرئيسية المرتبطة بموضوع المذكرة. لتسهيل قراءة مذكرتك، اكتب فقرات قصيرة وقم بتقسيم المعلومات إلى أجزاء أصغر يسهل التحكم فيها.نظرًا لأنه من المرجح أن يقوم المستلمون بمسح المذكرة، يجب عليك أيضًا استخدام العناوين الفرعية والقوائم النقطية عندما يكون ذلك ممكنًا.اختتم مذكرتك بأي معلومات متبقية بعد فقرة النص الأساسي. هذا ملخص للمذكرة ويجب أن يُعلم القارئ بوضوح بأي إجراءات مطلوبة.أغلق اسمك وعنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك في حالة احتياج أي شخص للاتصال بك.تأكد من تضمين أي مرفقات ضرورية إذا كان المستلمون المقصودون سيحتاجون إلى الرجوع إلى معلومات أخرى، مثل رسم بياني أو صورة أو مخطط، أسفل نهاية مذكرتك.
نصائح لكتابة مذكرة فعالة
ضع في اعتبارك دائمًا جمهورك عند كتابة مذكرة فإذا كنت تكتب مذكرة للشركة بأكملها، فاستخدم لغة واضحة وموجزة في متناول الجميع.
اجعله احترافيًا باستخدام اللغة الرسمية للأعمال.
تدقيق ومراجعة قبل الإرسال، تعد قراءة المذكرة بصوت عالٍ طريقة مفيدة للتحقق من الأخطاء المطبعية والتناقضات والنبرة.
اكتب موضوعًا مباشرًا وواضحًا.
