المهارات والقواعد اللغوية في كتابة المراسلات المختلفة

في فن الكتابة، هناك بعض المهارات التي يجب على أي شخص يتخصص في كتابة المراسلات المختلفة أن يتقنها، حيث أنه لابد من إتقان قواعد الكتابة لتقديم مراسلات بلغة سليمة وسلسلة كما أننا نستخدم هذه المهارات لجعل عمليات الكتابة لدينا ممتعة ومنظمة.وفي هذا المقال سوف نتعلم بعض مهارات الكتابة التي لا غنى عنها في كتابة المراسلات المختلفة.

المهارات والقواعد اللغوية في كتابة المراسلات المختلفة

في البيئات المهنية، تتكون مهارات الكتابة الرائعة من خمسة عناصر رئيسية، انظر إلى بعض الأمثلة لكل عنصر من هذه العناصر أدناه:

وضوح

يساعد الوضوح القارئ على فهم ما تقوله أو على الأقل فهم ما يكفي لمعرفة الأسئلة التي يحتاجون إلى طرحها لمزيد من التوضيح. يأتي الوضوح من الكتابة بلغة بسيطة والالتزام بمعلومات محددة.

الإيجاز

من المهم أن تصل إلى وجهة نظرك بسرعة وكفاءة، قم بتضمين التفاصيل الضرورية فقط للتعبير عن وجهة نظرك.تساعد الكتابة الموجزة، في الحفاظ على الوضوح من خلال تجنب التفاصيل غير الضرورية أو هياكل الجمل المعقدة بشكل مفرط، كما أنه يضفي مزيدًا من الثقة على كتاباتك.

النغمة

النغمة تشير إلى "صوت" كتابتك، في كتابة الأعمال، يجب أن تكون نبرتك ذات طابع احترافي ممزوج بدرجات متفاوتة من الشكليات والود.مثال: "شكرًا لك على إرسال هذا. لقد أبرزت بعض الأخطاء غير الدقيقة الموجودة في هذا التقرير وأرفقت أحدث الأرقام من قسم المحاسبة لدينا. يرجى إعادة التقرير المنقح إليّ بحلول ظهر يوم الجمعة، إذا كان لديك أي أسئلة لا تتردد في طرحها."حتى أثناء توصيل الأخبار السلبية، مثل الإشارة إلى الأخطاء، تجنب الاتهامات أو اللغة التي قد تجعل القارئ يشعر بأنه منفرد. أنت أيضا تريد أن تكون محددا، بدلاً من قول "هذا التقرير خاطئ"، حدد بالضبط ما تطلبه.

الصوت النشط

عادةً ما يكون الصوت النشط أكثر سهولة في الوصول إليه وأسهل في متابعته للقراء من الصوت المبني للمجهول.يساعد الصوت النشط على تدفق الجملة بشكل أفضل ويسمح للقارئ بالتحرك خلال كتابتك بوتيرة أسرع.الصوت المعقد المبني للمجهول له مكانه في أشكال الكتابة الأخرى، لكنه يبطئ القارئ في التواصل المهني.

القواعد وعلامات الترقيم

يعتمد مقدار اهتمامك بالقواعد الدقيقة وعلامات الترقيم على مدى رسمية الكتابة، ومع ذلك، حتى في الكتابة غير الرسمية، تعتبر القواعد وعلامات الترقيم مهمة لضمان توصيل وجهة نظرك.بدون الإستخدام الصحيح للفواصل وحروف الجر وصيغة الفعل والقواعد الأساسية الأخرى، سيكون من الصعب فهم الجمل في المراسلات.كيفية تحسين مهارات الاتصال الكتابي الخاص بك إليك بعض النصائح التي يجب أن تضعها في اعتبارك عندما تكتب أي شيء، سواء كان بريدًا إلكترونيًا سريعًا أو تقريرًا مفصلاً:

1. اعرف هدفك قبل أن تبدأ الكتابة

وجود هدف واضح في الاعتبار يجعل كتابتك مركزة وواضحة، قد يكون هذا الهدف هو حث القارئ على اتخاذ إجراء أو الرد على بريدك الإلكتروني أو معرفة المعلومات المهمة.مهما كان هدفك، فأنت تريد الوصول إليه في أسرع وقت ممكن في بداية الرسالة.ابدأ بالنقطة الرئيسية وتابع التفاصيل اللازمة لفهمها.يؤدي تنظيم رسالتك بهذه الطريقة إلى توضيح الفكرة بطريقة يفهمها حتى القراء الذين قد يتصفحونها.

2. قم بتضمين التفاصيل التي تحتاج إلى معرفتها فقط

بعد كتابة المسودة الأولى، اقرأها واطرح الأسئلة الثلاثة التالية من كل جملة واحدة:

هل الهدف من الرسالة واضح وملموس؟

هل هذه التفاصيل ضرورية للقارئ لفهم الهدف من الرسالة؟

هل هذا مكتوب ببساطة وبشكل مباشر قدر الإمكان؟