إدارة الأولويات الأهم أولا

إدارة الأولويات الأهم أولا 

إدارة الأولويات الأهم أولا هي ممارسة تركيز الوقت والموارد على العمل والمشاريع والمهام التي تؤثر على المشاريع عالية القيمة والحسابات والأهداف طويلة المدى.تعد إدارة الأولويات جزءًا أساسيًا من إدارة الوقت وإدارة المشاريع، حيث يقوم مديرو المشاريع بتعديل الموارد والجداول والمهام لتسليم المشاريع في الوقت المحدد وضمن النطاق.

خطوات إدارة الأولويات الأهم أولا

فهم أهداف الشركة العليا

للإدارة الفعالة للأولويات، من الضروري ممارسة المحاذاة التصاعدية قبل محاولة المحاذاة التنازلية.يمكنك إدارة الفريق الأكثر توحيدًا وإنتاجية على هذا الكوكب، ولكن إذا كانت الأهداف التي يحققونها لا تعزز الأهداف التي يقدرها أصحاب المصلحة، فما الذي سيحصل عليه ذلك؟لا تريد أن تكون الفريق الذي يقضي الوقت في تسريع عشرات المنتجات الجديدة إلى السوق عندما يكون الفريق التنفيذي مهتمًا أكثر بإعادة الاستثمار في المنتج الرئيسي.إذا لم تكن واضحًا بشأن أهداف العمل الإجمالية، ناهيك عن أهداف رئيسك لك و لفريقك، فقد يكون ذلك بمثابة فشل من جانب الإدارة العليا.لكن الجلوس وانتظار الوضوح لتطفو من أعلى سيؤذيك أكثر مما يؤلمهم.

مواءمة أهداف الفريق مع أهداف الشركةمسلحًا بوضوح حول الوجهة المقصودة للشركة، فقد حان الوقت لجعل أعضاء فريقك جميعًا يتجاذبون في نفس الاتجاه.ابدأ باتصال واضح ومتكرر، لا سيما حول أهداف الشركة العليا.ضع أهدافًا جماعية وفردية تتوافق مع أهداف الشركة، وتأكد من قياس الموظفين تجاه هذه الأهداف.بعد ذلك، عالج الافتراضات غير المعلنة حول تحديد الأولويات اليومية.نأتي جميعًا مع تحيزاتنا الشخصية حول الأمور الأكثر أهمية.سيرتب البعض أولويات المهام بناءً على من طلبها - فكلما ارتفع مقدم الطلب على مخطط المؤسسة زادت أهمية طلب المشروع.يعتمد الآخرون بشكل أكبر على وقت استحقاق العناصر - فكلما كان تاريخ الاستحقاق أبكر، زاد الاهتمام الذي تحظى به.لا يزال البعض الآخر يعتمد على أسباب الحيوانات الأليفة الخاصة بهم - إذا كان يتوافق بقوة مع اهتماماتهم وتفضيلاتهم الشخصية، فسيتم القيام بذلك أولاً.بدلاً من ذلك، درب فريقك على التفكير في قيمة المشروع أولاً، في المشاريع التي ستوفر عائد استثمار مرتفعًا للمؤسسة هي الأعلى من حيث الأهمية، بغض النظر عن من قام بتعيينها أو مدى الحاحها.توحيد وتسجيل طلبات العمل


قم بإنشاء عمليات موحدة لبدء المشاريع بنفس التنسيق في كل مرة

تشتمل حلول برامج إدارة العمل على هذه القدرات المضمنة، مما يضمن عدم إضاعة الموظفين لوقت ثمين في التمشيط عبر رسائل البريد الإلكتروني ورسائل البريد الصوتي و الملاحظات اللاصقة ومحاضر الاجتماعات لمعرفة ما هو متوقع منهم.سيعرفون أن لديهم قائمة انتظار عمل واحدة للتشاور، حيث يمكن الوصول إلى التفاصيل الأساسية بسهولة.


شجع الفريق على تخصيص وقت للعمل المهم ولكن ليس العاجل
العادات السبع الشهيرة لستيفن كوفي متداولة الآن منذ 27 عامًا - وهي فترة حياة كاملة للعديد من عمال الشركات اليوم، لكن لا يضر أن يتم تذكيرك بالمبادئ المجربة والحقيقية.اقترح كوفي تقسيم العمل إلى أربعة أجزاء:هام وعاجلهام وليس عاجلاًغير مهم وعاجلغير مهم وغير عاجلمن السهل أن تجد نفسك تقضي وقتًا طويلاً في متابعة أمر (ليس مهمًا وعاجلًا)، وبدون نظام بطاقة قياس الأداء لمساعدتك على تحديد المعايير العالمية "ذات الأهمية"، سيكون العديد من أعضاء فريقك كذلك.بعد كل شيء، "الأمور العاجلة" هي خاصية يسهل التعرف عليها، في حين أن الصفات الأخرى يمكن أن تكون أكثر ذاتية. تأكد من أن نظام إدارة الأولويات الخاص بك مصمم لإبقاء فريقك في الربع الأول والثاني معظم الوقت، مع تواجد نادر للغاية في الربع الرابع.